Beste leden en ouders van leden,
Via dit speciale, ongebruikelijke bericht willen we graag aandacht vragen
voor het volgende: de vereniging is met spoed op zoek naar een nieuwe
secretaris!
Aan het eind van het vorige seizoen heeft Lysette Wonink, onze huidige
secretaris, aangegeven dat dit seizoen haar laatste zal zijn.
Na meer dan 20 jaar actief te zijn geweest als vrijwilliger gaat ze zich op
andere dingen richten buiten TweeVV.
Dat Lysette na dit seizoen aftreedt, mag geen verrassing zijn: we hebben
dit meerdere malen en op diverse manieren aan jullie laten weten.
Al vele maanden zijn we actief op zoek naar een nieuwe secretaris. We
hebben meerdere oproepen geplaatst, diverse mensen persoonlijk benaderd en
een aantal oriënterende gesprekken gevoerd. Helaas zijn al onze inspanningen
tot nu toe voor niets geweest: we hebben nog niemand gevonden.
Het hebben van een secretaris is voor onze vereniging een verplichting. In
onze statuten staat namelijk dat het bestuur moet bestaan uit tenminste een
secretaris, voorzitter en penningmeester en dat deze functies niet door
dezelfde persoon mogen worden uitgevoerd.
Oftewel: zonder secretaris mag de vereniging niet verder.
Op dit moment zijn we bezig met de voorbereidingen van de jaarlijkse
Algemene Ledenvergadering (ALV). Een exacte datum is nog niet bekend, maar
het is de bedoeling om de ALV eind november, vóór de voor iedereen drukke
decemberperiode, te organiseren.
Op de agenda van de ALV staat de verkiezing van de nieuwe secretaris. Het
spreekt voor zich dat dat zonder kandidaten niet kan. Dat betekent dat we,
zoals het er nu naar uitziet, nog twee opties overhouden tijdens de ALV: er
wordt ter plekke een secretaris gekozen uit de aanwezige leden, óf we
besluiten dat de vereniging na dit seizoen wordt opgeheven. Wij doen ons
uiterste best om beide scenario’s te voorkomen! Maar daar hebben we écht
heel hard jullie hulp bij nodig! We vragen je om nog eens goed om je heen te
kijken naar vrienden, naar familie, naar kennissen, naar collega’s, naar
jezelf in de spiegel… Wij gaan heel graag met mensen in gesprek. Uiteraard
is zo’n gesprek geheel vrijblijvend. Dus ook bij twijfel: geef alsjeblieft
de contactgegevens aan ons door.
Onderaan dit bericht kun je een overzicht van de taken van de secretaris
vinden. Voor vragen of meer informatie hierover, kun je altijd contact
opnemen met ons, en in het bijzonder Lysette.
Het zou bijzonder jammer zijn als seizoen 2025-2026 het laatste seizoen van
TweeVV is!
Het bestuur van TweeVV
Christiaan, Lysette, Paul en Vincent
Overzicht van werkzaamheden van de secretaris
- Beheer inkomende mailbox: beantwoorden mails en/of doorsturen naar
het bestuur, de ledenadministratie of commissies binnen TweeVV. - Per mail versturen van nieuwsbrieven en berichten van het bestuur,
de technische commissie of andere commissies naar de leden. - Contactpersoon Sportservice vanuit bestuur bij klachten en
reserveren vergaderruimte (bijv. ALV). - Opstellen en versturen van trainersovereenkomsten.
- Op verzoek opstellen van sponsor- en andere overeenkomsten.
- Op verzoek inschrijfformulier en exemplaar statuten/huishoudelijk
reglement verstrekken aan (nieuwe) leden. - Wijzigingen bij Kamer van Koophandel en UBO.
- Beheer Ede doet Mee: zorgen dat correct aanbod hierop staat vermeld
en de penningmeester informeren welke leden van dit aanbod gebruik maken
voor contributieverrekening. - Verzorgen van een blijk van medeleven en attenties naar
leden/vrijwilligers bij ziekte, overlijden en afscheid etc. - Hand- en spandiensten ter ondersteuning van commissies.
- Last but not least: actief meebesturen, deelnemen aan
bestuursvergaderingen en opvolgen van acties die daaruit komen.
Afhandeling van inkomende mails is gedurende het hele jaar. De benodigde
tijd is afhankelijk van het aantal mails. Dit kost gemiddeld tussen de 2 tot
3 uur per week.
Andere werkzaamheden komen minder vaak voor en de hoeveelheid benodigde
tijd is afhankelijk van de situatie.
PS. Normaliter is het opstellen van agenda en notuleren van
bestuursvergaderingen en ALV een taak van de secretaris, maar dat heeft het
bestuur anders ingericht. Daarom zijn deze taken niet in het bovenstaande
overzicht opgenomen.